Kerio MailServer obsahuje možnost nastavit na všechny poštovní schránky z vybrané domény speciální pravidlo, aby se položky starší nastaveného počtu dní automaticky mazaly.
Toto pravidlo je výhodné nastavit zejména tehdy, pokud uživatelé nejsou dostatečně disciplinovaní a nepromazávají pravidelně svou schránku.
Pravidlo doporučujeme zkombinovat s nastavením kvóty na velikost schránek a obnovou smazaných položek (vizte sekci 7.4 Obnova smazaných položek). Uživatelům se tak bude zobrazovat v rozhraní Kerio WebMail nebo v MS Outlooku, kolik prostoru mohou ještě využít.
Navíc, pokud se nedopatřením stane, že by někdo přišel o důležitou zprávu, která se náhodou ocitla v některé ze složek určené k automatickému mazání, lze smazané zprávy ještě po další nastavené době jednoduše obnovit (díky možnosti obnovy smazaných položek).
Automatické promazávání lze aplikovat na dvě složky:
Nevyžádaná pošta
Odstraněná pošta
Poznámka: Existují-li podsložky složek Nevyžádaná pošta a Odstraněná pošta, budou se položky v nich mazat podle nastaveného časového limitu. Pokud je podsložka prázdná, automaticky se smaže (časový limit pro ni neplatí).
V obou složkách se budou mazat takové položky, kde nebylo změněno datum vytvoření položky posledních X nastavených dní. Datum vytvoření položky se mění v těchto případech:
Zpráva je doručena do složky Doručení pošta nebo Odstraněná pošta.
Položka je přesunuta do složky Doručená pošta nebo Odstraněná pošta.
Kontrola, zda složky obsahují zprávy vhodné k automatickému
promazání, se spouští přibližně každých 6 hodin (závisí na velikosti adresáře
store
). Aby nedocházelo k nadměrné zátěži serveru,
smaže při jedné kontrole nejvýše 1000 položek z každé složky.
Promazání položek lze nastavit buď všem uživatelům z domény, nebo pouze konkrétním uživatelům:
Automatické mazání položek pro všechny uživatele z domény můžete nastavit v sekci :
Otevřete dialog pro nastavení domény, kde chcete automatické mazání zpráv spustit.
Přepněte se do záložky Zprávy.
V Promazávaných položkách vyberte, které složky chcete nechat automaticky promazávat a nastavte jim lhůtu pro mazání.
Automatické mazání zpráv konkrétnímu uživateli můžete nastavit v sekci :
Otevřete dialog pro nastavení uživatele, kterému chcete automatické mazání položek spustit.
Přepněte se do záložky Zprávy (vizte obrázek 7.6 Nastavení automatického promazávání zpráv uživateli).
Vyberte v rámečku Promazávané položky, které složky chcete nechat automaticky promazávat a nastavte jim lhůtu pro mazání.