Uživatelé e-mailové konference mohou mít následující funkce (tzv. role):
Uživatel, který má práva ke správě Kerio MailServeru (tj. právo pro čtení i zápis — vizte kapitolu 8 Uživatelské účty). Administrátor v programu Kerio Administration Console konferenci vytváří a nastavuje její parametry (moderátory, politiku atd.). Detaily najdete v kapitole 22.2 Vytvoření a nastavení konference).
Každá konference by měla mít alespoň jednoho moderátora (též nazýván vlastníkem konference). Moderátor konference má následující pravomoci:
může potvrdit nebo odmítnout požadavek uživatele na přihlášení do konference (pokud to politika konference vyžaduje),
může povolit nebo zamítnout přidání příspěvku do konference (pokud to politika konference vyžaduje),
přijímá chybové zprávy (např. o nedoručitelnosti e-mailů),
může být kontaktován přímo pomocí adresy
<název_konference>-owners@<doména>
Členem konference je libovolný uživatel, který se do konference přihlásí. Jeho e-mailová adresa může být z libovolné domény — konference není omezena pouze na uživatele z domény, v níž je vytvořena. Člen konference má následující práva:
přihlásit se a odhlásit (je-li člen přihlášen, jsou mu doručovány všechny příspěvky — tedy zprávy zaslané na adresu konference)
požadovat nápovědu
zasílat příspěvky do konference (pokud to politika konference vyžaduje, musí být každý zaslaný příspěvek odsouhlasen některým z moderátorů konference)
Jednotlivé role se mohou vzájemně překrývat — např. moderátor konference může být i jejím členem, administrátor může být zároveň moderátorem apod.