Tato sekce popisuje, které akce kromě zakládání, změny nebo mazání kontaktů Kerio Outlook Connector umožňuje.
MS Outlook doplněný o Kerio Outlook Connector umožňuje vyhledávání v Adresáři aplikace Outlook přes rozhraní MAPI.
Adresář aplikace Outlook je speciální adresář, která umožňuje vyhledávání e-mailových adres při automatickém doplňování adres. S automatickým doplňováním adres se setkáváme například, když doplňujeme adresy při psaní nové zprávy. Do řádků Komu:, Kopie:, nebo Skrytá: stačí doplnit prvních několik písmen jména nebo příjmení adresáta a e-mailová adresa se doplní automaticky. Pokud je na zadaný řetězec nalezeno více e-mailových adres, otevře se menu, kde můžeme vybrat jednu z nabízených adres.
Pro snadnější pochopení vyhledávání v adresáři si nejprve vysvětlíme dva základní pojmy:
Adresář aplikace Outlook — je to speciální složka, ve které MS Outlook vyhledává e-mailové adresy (například při automatickém doplňování adres při psaní e-mailových zpráv nebo při vyhledávání správné e-mailové adresy podle jména nebo příjmení).
Na rozdíl od složky typu kontakty neobsahuje adresář žádná data kromě jména, příjmení a e-mailové adresy osoby. Adresář je pouze seznam potenciálních příjemců zpráv, schůzek nebo delegovaných úkolů.
Kontakty — složka s kontakty uživatelů. Tyto složky mohou být osobní, veřejné, nebo je možné přihlásit si složku s kontakty jiného uživatele, který vám ji nasdílí. Každý kontakt (myšlena je jedna položka) obsahuje jméno, příjmení a případné další údaje jako jsou: adresa, telefon, e-mail, nebo třeba datum narozenin. Adresář tyto údaje neobsahuje.
V MS Outlooku lze libovolnou složku s kontakty připojit jako adresář do Adresáře aplikace Outlook. Takže při automatickém doplňování adres nebo při vyhledávání budou brány v úvahu všechny položky (kontakty) z přihlášených složek typu kontakty.
Po připojení složky s kontakty se v adresáři objeví položky: celé jméno a e-mailová adresa všech kontaktů z dané složky. Ostatní položky, které mohou být u kontaktu vyplněny se do adresáře nijak nepromítnou. Vyhledávat v adresáři například podle data narození nebo podle pracovní pozice není možné.
Samotné vyhledávání probíhá podle jména a příjmení kontaktu (v kontaktech položka Celé jméno). Není možné vyhledávat podle uživatelského jména nebo e-mailové adresy.
Připojení složky jako adresáře nebude mít žádný vliv na příslušnou složku s kontakty. Kontakty se nijak nezmění ani nebudou nikam přesunuty. Každou složku s kontakty bude možné používat stejně jako doposud — bude možné do ní přidávat další kontakty, mazat je, editovat, atd. Jedinou změnou bude, že po přidání každého nového kontaktu do složky se jméno, příjmení a e-mailová adresa kontaktu promítnou také do adresáře.
Vyhledávání v adresáři, jak již bylo řečeno, standardně probíhá v Adresáři aplikace Outlook. Správa Adresáře aplikace Outlook je umístěna v menu v záložce Adresáře (vizte obrázek 5.5 Adresáře).
Do Adresáře aplikace Outlook je možné připojit všechny složky s kontakty, ve kterých chceme, aby se automatické vyhledávání provádělo.
Pro připojení složky typu kontakty jako adresáře je třeba nastavit následující:
Klikneme na složku s kontakty pravým tlačítkem myši.
Zobrazí se kontextové menu, kde vybereme možnost Vlastnosti...
Otevře se dialog pro změnu vlastností složky s kontakty. Přepneme se do záložky Adresář aplikace Outlook (vizte obrázek 5.6 Zobrazit složku jako adresář).
Zaškrtneme volbu Zobrazit složku jako Adresář a nastavení uložíme tlačítkem OK.
MS Outlook umožňuje vyhledávání v kontaktech pomocí adresářové služby LDAP. Adresářová služba LDAP zajišťuje vyhledávání informací o osobách (typicky e-mailových adres), případně automatické doplňování adres přímo při psaní.
Kerio MailServer obsahuje vlastní vestavěnou LDAP databázi, kterou je možno k tomuto účelu použít. Je samozřejmě také možné využít jakoukoliv jinou LDAP databázi na úplně jiném serveru, pokud ji máme k dispozici.
Aby mohl MS Outlook přistupovat ke kontaktům uloženým v Kerio MailServeru pomocí adresářové služby LDAP, je třeba správně nastavit adresář pro vyhledávání.
Přidat LDAP adresář lze v menu :
V okně Nastavení účtu vybereme záložku Adresáře a klikneme na tlačítko (vizte obrázek 5.7 Záložka Adresáře).
Otevře se průvodce, který nabízí dva typy adresáře, z nichž vybereme volbu Adresářová služba v Internetu (LDAP) a stiskneme tlačítko .
Další krok umožňuje zadání základních údajů, pomocí kterých je možné se k příslušné LDAP databázi připojit (vizte obrázek 5.8 Průvodce založením adresáře — nastavení adresářové služby):
DNS jméno
(např. mail.firma.cz
) nebo
IP adresa
(např. 192.168.1.10
) počítače, na němž je Kerio
MailServer spuštěn.
Údaje pro přihlášení uživatele k LDAP serveru (shodné se jménem a heslem pro poštu). LDAP server v Kerio MailServer nepodporuje anonymní přístup — vždy je vyžadováno přihlášení uživatele.
Tlačítko 5.8 Průvodce založením adresáře — nastavení adresářové služby) obsahuje další možnosti nastavení adresářové služby. Dialog je složen ze dvou záložek:
, které je umístěno v dialogu vpravo dole (vizte obrázekV záložce Připojení můžeme nastavit zabezpečení komunikace protokolem SSL a číslo portu. Standardně je celá záložka nastavena na výchozí hodnoty, takže pokud to není nutné, nijak je neupravujte.
V případě, že je služba LDAP spuštěna na serveru na nestandardním portu (zjistíte u svého správce sítě), potom je třeba číslo portu změnit.
Číslo portu měníme také v případě, že chceme nebo musíme při komunikaci používat SSL šifrování. Standardním portem pro zabezpečenou verzi služby LDAP je port 636 (vizte obrázek 5.9 Služba Microsoft LDAP Directory — Připojení).
V záložce Hledat můžeme nastavit Výchozí bod hledání.
Chceme-li mít přístup do všech vlastních a přihlášených sdílených i veřejných složek, ponecháme ji buď prázdnou nebo do položky zadáme:
fn=ContactRoot
Bližší specifikací prohledávané větve LDAP databáze můžeme omezit vyhledávání pouze na určité složky. Jednotlivé možnosti budou vysvětleny na následujících příkladech:
cn=jnovak@firma.cz,fn=ContactRoot
budou prohledávány pouze složky kontaktů uživatele
jnovak@firma.cz
fn=personal,fn=ContactRoot
budou
prohledávány pouze složky kontaktů uživatele, který je na LDAP server
přihlášen. Tato volba je v podstatě shodná s předchozí, rozdíl je
však v tom, že není nutné vypisovat jméno (resp. e-mailovou adresu)
příslušného uživatele. Toto lze s výhodou použít např. při hromadné
konfiguraci více klientů nebo v obecném návodu, jak si mají uživatelé své
klienty nastavit, apod.
fn=public,fn=ContactRoot
budou prohledávány pouze veřejné složky kontaktů
fn=Contacts,cn=jnovak@firma.cz,fn=ContactRoot
bude prohledávána pouze složka
Contacts
uživatele jnovak@firma.cz
fn=Public
Folders,fn=public,fn=ContactRoot
bude prohledávána pouze veřejná složka
Public Folders
Po všech příslušných nastaveních stiskneme tlačítko
, kterým nastavení uložíme a v průvodci se tlačítkem posuneme k závěrečnému kroku průvodce, kde pouze celé nastavení uložíme tlačítkem .Kromě svých kontaktů, které si vytváříte a ukládáte do své osobní složky, existuje také seznam kontaktů ve veřejných složkách. Co jsou veřejné složky, a k čemu slouží, najdete v kapitole 1.11.5 Sdílené a veřejné složky. Většina z vás má veřejné složky k dispozici pouze pro čtení a nemůže jejich obsah nijak měnit. Pokud však jste správce kontaktů, přečtěte si pozorně následující řádky.
Veřejné kontakty se od soukromých liší ve způsobu uložení na serveru. Zatímco složky s osobními kontakty nejsou nijak synchronizovány a spravujete si je sami, složka s veřejnými kontakty je synchronizována s daty uživatelských účtů, které jsou založeny na serveru nebo v adresářové službě. Z toho důvodu doporučujeme neměnit celé jméno, e-mailovou adresu kontaktů a kategorii Global Address List ve veřejné složce v rozhraní Kerio WebMail. Případné změny totiž budou při synchronizaci vymazány. Pokud chcete kontakt upravit, domluvte se se svým správcem sítě. Je potřeba jej upravit v uživatelském účtu (ať již Kerio MailServeru nebo adresářové služby).
Pro přeposílání kontaktů jiným uživatelům doporučujeme používat posílání vizitek ( ). Pokud příjemce otevře kontakt v klientské aplikaci, která formát vizitky podporuje (Kerio WebMail, Mozilla Mail, MS Outlook a další), může kontakt uložit přímo do složky s kontakty.
Toto platí i opačně. Pokud MS Outlook
přijme zprávu s kontaktem ve formátu vizitky (přiložený soubor má příponu
.vcf
), stačí kliknout na odkaz obsažený ve zprávě a kontakt
bude automaticky převeden do standardního formuláře pro kontakty.
Distribuční seznamy jsou skupiny e-mailových adres, které lze používat k hromadnému odesílání e-mailů. Jinými slovy řečeno, do speciálního dialogu v MS Outlooku lze doplnit libovolné e-mailové adresy a uložit je pod společným názvem. Pokaždé, když je třeba odeslat takové skupině e-mail, stačí do položky Komu v okně pro odeslání nové zprávy doplnit název distribučního seznamu místo vyplňování všech jednotlivých adres.
Distribuční seznamy jsou výhodné tehdy, když častěji posíláme zprávu více stejným adresátům najednou. Může to být například skupina, se kterou se pravidelně domlouváme na tom, že si půjdeme zahrát nějaký sport, nebo třeba skupinka podřízených v zaměstnání.
Kerio MailServer podporuje ukládání distribučních seznamů na serveru. To znamená, že distribuční seznamy založené v MS Outlooku budou k dispozici i v Kerio WebMailu a naopak.
Distribuční seznamy lze zakládat ve složkách typu kontakty. Podrobnosti o práci s distribučními seznamy se dozvíte v jakékoliv uživatelské příručce k MS Outlooku.