Při zakládání schůzek (co je schůzka, a jaké je její využití popisuje sekce 1.8.6 Schůzky) v MS Outlooku můžeme využívat speciální nástroj pro jejich plánování. Tento nástroj se jmenuje Free/Busy server. MS Outlook s Kerio Outlook Connectorem umožňuje využití Free/Busy serveru zabudovaného do Kerio MailServeru.
Free/Busy server nám při zakládání schůzek napomáhá tak, že přímo v dialogu, kde lze ke schůzce přidat další účastníky, zobrazuje, zda má daný účastník v době schůzky volno, nebo zda má již ve svém kalendáři zaznamenánu jinou událost. Můžeme tedy snadno vybrat takové datum a čas, kdy mají všichni účastníci schůzky volno. V praxi to znamená, že nám odpadne spousta telefonátů nebo e-mailů při domlouvání termínu schůzky.
Free/Busy server získává informace o účastníkově volném čase z jeho osobního kalendáře. Zakladatel schůzky ovšem může vidět pouze to, kdy je účastník zaneprázdněn a kdy ne. Nemůže vidět, co konkrétně události v jeho kalendáři obsahují.
Free/Busy informace se zobrazují přímo v editačním okně události v záložce Plánování, která se používá při vytváření schůzek. Free/Busy se aktivuje v momentě, kdy do záložky doplníme seznam účastníků. Vpravo od seznamu účastníků jsou zobrazeny informace Free/Busy (vizte obrázek 6.29 Využití Free/Busy kalendáře).
Free/Busy nezobrazuje pouze to, zda je účastník v danou dobu zaneprázdněn nebo ne, ale také jak moc je zaneprázdněn. Míra jeho zaneprázdnění je odlišena barevně. Co která barva znamená, je vysvětleno ve spodní části okna.
Free/Busy informace se zobrazují jen u účastníků, kteří mají založenu schránku v Kerio MailServeru, tedy pravděpodobně pouze kolegové ve vaší společnosti. V případě externích účastníků se informace o účastníkovi nezobrazí.
Ve Free/Busy kalendáři se zobrazují všechny schůzky a události, které jsou obsaženy ve výchozí kalendářové složce a ve všech jejích podsložkách. Pokud si nepřejete, aby Free/Busy kalendář zobrazoval některé události (například události z vašeho soukromého kalendáře), potom je třeba vytvořit novou kalendářovou složku mimo větev výchozího kalendáře a jeho podsložek.
Každou schůzku lze založit podobně jako událost:
Otevřeme okno nové události a vyplníme předmět a místo konání události (schůzky).
Přepneme se do záložky Plánování.
V záložce Plánování doplníme jednotlivé účastníky schůzky (vizte obrázek 6.29 Využití Free/Busy kalendáře). Ve chvíli, kdy doplníme jednotlivé účastníky se zobrazí jejich volný čas, respektive zaneprázdnění. Míra zaneprázdnění uživatelů je v rozvrhu zobrazena modrou barvou (MS Outlook bohužel nepodporuje zobrazení míry zaneprázdnění). Šedou barvou jsou označeni uživatelé, o kterých server nemá žádné informace (nemají účet na serveru, nepoužívají kalendář, atd.).
Každého účastníka je třeba zapsat jeho uživatelským jménem a
doménou (ve tvaru uzivatelske_jmeno@domena
). Pro zobrazení
Free/Busy informací nelze použít alias uživatele.
Posuvné okno v rozvrhu ohraničené zelenou a červenou svislou čarou představuje dobu předpokládané schůzky. Okno lze na časové ose libovolně posouvat, rozšiřovat nebo zužovat pomocí kurzoru myši.
Pro úspěšné připojení k Free/Busy serveru je nutné v záložce Událost vyplnit položku Předmět.
Komunikaci mezi Free/Busy serverem a MS Outlookem je možné zabezpečit SSL šifrováním. Je k tomu ovšem potřeba nastavení SSL šifrování v nastavení účtu a dále instalace SSL certifikátu Kerio MailServeru. K tomuto účelu můžeme použít jak certifikát ověřený důvěryhodnou certifikační autoritou, tak takzvaný self-signed certifikát, který lze vytvořit přímo v Kerio MailServeru (o certifikátech a jejich vytváření a ověření se dozvíte více v manuálu Kerio MailServer 6, Příručka administrátora).
V nastavení účtu (menu Upřesnit je třeba zaškrtnout volbu Zabezpečené připojení (SSL).
) v záložceToto nastavení ovlivní veškerou komunikaci mezi účtem a Kerio MailServerem, po zaškrtnutí volby Zabezpečené připojení (SSL) bude veškerá komunikace šifrována.
Spustíme prohlížeč Internet Explorer
a zadáme do něj
URL adresu pro
přihlášení k rozhraní Kerio WebMail. K serveru
je třeba se připojit protokolem zabezpečeným
SSL šifrováním.
Adresa tedy musí začínat na https://
(příklad:
https://mail.firma.cz/
).
Otevře se okno Výstraha zabezpečení (vizte obrázek 6.30 Výstraha zabezpečení). V tomto okně klikneme na tlačítko .
Otevře se okno s podrobnostmi certifikátu, kde klikneme na tlačítko
.Otevře se průvodce instalací certifikátu. V průvodci není třeba nic nastavovat. Všechny kroky postupně odsouhlasíme, a po jeho ukončení bude certifikát nainstalován.